Ultimo aggiornamento: 3 agosto 2026
1. Che cos’è la conservazione digitale
La conservazione digitale è il processo organizzato mediante il quale documenti informatici, metadati ed evidenze vengono mantenuti nel tempo secondo modalità finalizzate a garantirne autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
La conservazione non coincide con:
- il semplice salvataggio del file;
- l’archiviazione nella piattaforma;
- una copia di backup;
- la sola possibilità di scaricare il documento;
- la memorizzazione del documento inviato o ricevuto tramite il Sistema di Interscambio.
Il backup protegge principalmente dalla perdita accidentale dei dati. La conservazione è invece un processo documentale disciplinato, composto da ruoli, procedure, pacchetti informativi, controlli ed evidenze.
2. Ruoli nel servizio di conservazione
Cliente
Il cliente è il Titolare dell’oggetto della conservazione, in quanto soggetto produttore o detentore dei documenti informatici affidati al servizio.
Il cliente mantiene la responsabilità organizzativa e giuridica relativa ai propri documenti e, in particolare:
- individua i documenti da sottoporre a conservazione;
- garantisce la correttezza, completezza e legittimità dei documenti e dei relativi metadati;
- definisce le politiche di conservazione applicabili alla propria organizzazione;
- verifica gli esiti del processo;
- adempie agli obblighi fiscali, civilistici e organizzativi previsti dalla normativa.
Responsabile della conservazione del cliente
Il cliente deve individuare, all’interno della propria struttura organizzativa, una persona fisica cui attribuire il ruolo di Responsabile della conservazione.
Il Responsabile della conservazione:
- definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione per conto del cliente;
- ne governa la gestione secondo il modello organizzativo adottato;
- verifica il corretto svolgimento delle attività affidate al fornitore tecnico;
- mantiene i compiti e le responsabilità che la normativa non consente di trasferire al soggetto esterno.
L’attivazione del servizio FattureWeb non comporta l’assunzione automatica di tale ruolo da parte di Da.S.Co.S.
FattureWeb
Da.S.Co.S., attraverso FattureWeb, esegue per conto del cliente le attività tecniche e operative del processo di conservazione digitale previste dal contratto e dal Manuale di conservazione.
FattureWeb provvede, nei limiti delle attività affidate, a:
- ricevere i documenti e i relativi metadati;
- predisporre e gestire i pacchetti informativi;
- eseguire i controlli tecnici previsti;
- produrre le evidenze del processo di conservazione;
- garantire il mantenimento, la leggibilità e la reperibilità dei documenti;
- gestire le procedure tecniche di consultazione, esibizione ed esportazione;
- applicare le misure di sicurezza previste per il sistema.
FattureWeb non sostituisce il cliente né il Responsabile della conservazione nelle decisioni organizzative, fiscali, documentali o giuridiche di loro competenza.
Per i dati personali contenuti nei documenti affidati, Da.S.Co.S. opera inoltre quale Responsabile del trattamento per conto del cliente, secondo le istruzioni documentate ricevute e l’accordo previsto dall’articolo 28 del Regolamento UE 2016/679.
3. Documenti interessati
Il servizio può riguardare, secondo il piano e le funzioni attivate:
- fatture elettroniche emesse;
- fatture elettroniche ricevute;
- note di credito;
- notifiche e ricevute del Sistema di Interscambio;
- metadati associati;
- altri documenti informatici espressamente previsti dal contratto e dal Manuale di conservazione.
La semplice presenza di un documento nell’archivio ordinario di FattureWeb non implica necessariamente che esso sia già stato preso in carico dal sistema di conservazione.
L’utente deve verificare lo stato mostrato dalla piattaforma.
4. Avvio del servizio
La conservazione è attiva soltanto quando:
- il cliente dispone di un piano o diritto che la comprende;
- sono stati forniti i dati richiesti;
- sono stati accettati i documenti contrattuali;
- sono stati individuati i ruoli necessari;
- il servizio risulta attivo nella piattaforma.
I documenti precedenti alla data di attivazione sono inclusi soltanto quando ciò è espressamente previsto dal piano o da un accordo specifico.
5. Processo di conservazione
Il processo comprende, secondo le modalità descritte nel Manuale di conservazione:
- individuazione dei documenti da versare;
- raccolta dei documenti e dei relativi metadati;
- predisposizione del pacchetto di versamento;
- controlli di conformità tecnica;
- accettazione oppure rifiuto motivato del pacchetto;
- generazione del rapporto di versamento;
- formazione e gestione dei pacchetti di archiviazione;
- applicazione delle evidenze previste dal processo;
- monitoraggio dell’integrità e della leggibilità;
- produzione dei pacchetti di distribuzione su richiesta autorizzata.
Le modalità tecniche, i formati, i metadati, le responsabilità e i controlli sono descritti nel Manuale di conservazione.
6. Stati mostrati nella piattaforma
FattureWeb può mostrare stati differenti, per esempio:
- da inviare;
- in preparazione;
- inviato;
- preso in carico;
- conservato;
- rifiutato;
- da verificare;
- errore temporaneo.
La denominazione concreta può variare in funzione dell’evoluzione dell’interfaccia.
Un documento deve considerarsi correttamente versato soltanto quando il sistema ha concluso con esito positivo la presa in carico e ha prodotto le evidenze previste.
In presenza di errori, rifiuti o anomalie, il cliente deve intervenire secondo le indicazioni mostrate o contattare l’assistenza.
7. Tempi di versamento
I documenti vengono trasferiti al sistema di conservazione secondo le tempistiche previste:
- dalla normativa applicabile;
- dal Manuale di conservazione;
- dal contratto;
- dalla tipologia documentale;
- dalle procedure tecniche del servizio.
Il termine operativo ordinario è indicato nel contratto o nella documentazione del piano attivato: 45 gg.
Il cliente resta responsabile dell’attivazione tempestiva del servizio e della corretta disponibilità dei documenti da conservare.
8. Durata della conservazione
I documenti sono conservati per il periodo previsto dalla legge e dalle condizioni contrattuali applicabili alla relativa tipologia.
Il periodo concordato per il servizio è: 10 anni.
La scadenza del piano commerciale o la cessazione dell’account non autorizzano automaticamente la distruzione immediata degli archivi soggetti a obblighi di conservazione.
Le modalità di mantenimento, esportazione, trasferimento o cessazione sono disciplinate dal contratto e dal piano di cessazione del servizio.
9. Consultazione ed esibizione
Il cliente e gli utenti autorizzati possono richiedere:
- ricerca dei documenti;
- consultazione;
- esibizione;
- produzione di copie;
- esportazione;
- generazione di pacchetti di distribuzione.
Le richieste sono soggette a verifica dell’identità e delle autorizzazioni.
I tempi ordinari per l’elaborazione di un pacchetto di distribuzione sono: 10 gg.
10. Cessazione del rapporto
In caso di cessazione:
- il cliente conserva il diritto di ottenere i propri documenti secondo il contratto;
- FattureWeb rende disponibili le modalità previste per l’esportazione o il trasferimento;
- il cliente deve acquisire quanto necessario entro i termini comunicati;
- eventuali costi straordinari di esportazione massiva o migrazione sono indicati preventivamente;
- gli archivi non vengono cancellati prima dei termini previsti dalla legge, dal contratto o dal piano di cessazione.
La chiusura dell’account applicativo e la cessazione del sistema di conservazione sono operazioni distinte.
11. Responsabilità del cliente
Il cliente è responsabile:
- della correttezza dei documenti;
- della veridicità dei dati;
- dell’individuazione delle tipologie da conservare;
- della corretta attribuzione dei metadati forniti;
- della legittimità dei dati personali contenuti nei documenti;
- della nomina del Responsabile della conservazione;
- della verifica degli esiti;
- della tempestiva gestione degli errori segnalati;
- della conservazione di eventuali documenti non inclusi nel servizio.
FattureWeb non svolge attività di consulenza fiscale, legale o archivistica personalizzata, salvo diverso accordo scritto.
12. Responsabilità di FattureWeb
FattureWeb è responsabile delle attività tecniche e organizzative espressamente affidate al Conservatore.
In particolare, gestisce:
- la piattaforma di conservazione;
- la presa in carico dei pacchetti;
- i controlli previsti;
- la produzione delle evidenze;
- il mantenimento nel tempo;
- la gestione degli accessi autorizzati;
- il monitoraggio;
- le procedure di sicurezza;
- l’esportazione secondo le modalità concordate.
Restano esclusi gli errori derivanti da documenti inesatti, incompleti, illeciti o non trasmessi correttamente dal cliente, salvo che l’anomalia avrebbe dovuto essere rilevata dai controlli espressamente previsti.
13. Sicurezza
Il sistema adotta misure tecniche e organizzative orientate a proteggere:
- integrità;
- disponibilità;
- riservatezza;
- autenticità;
- reperibilità;
- leggibilità nel tempo.
Le misure, le infrastrutture, i controlli e le procedure di gestione degli incidenti sono descritti nel Manuale di conservazione e nella documentazione di sicurezza.
14. Manuale di conservazione
Il Manuale di conservazione descrive almeno:
- organizzazione e ruoli;
- responsabilità;
- tipologie documentali;
- formati e metadati;
- presa in carico;
- rapporti di versamento;
- pacchetti di archiviazione;
- esibizione ed esportazione;
- infrastruttura;
- sicurezza;
- monitoraggio;
- gestione delle anomalie;
- copie e duplicati;
- tempi di versamento;
- cessazione del servizio.
Versione vigente:
Manuale di conservazione FattureWeb
Versione: 1.0
Data: 3/08/2026
Consultabile o richiedibile all’indirizzo: dascos@pec.it
15. Assistenza
Per richieste relative alla conservazione:
E-mail: info@fattureweb.com
PEC: dascos@pec.it
Oggetto consigliato: “Conservazione digitale – [RAGIONE SOCIALE CLIENTE]”